对外经济贸易大学举办国际会议管理办法(试行)
为了进一步规范我校举办（含主办、对外申办、承办、合办等）国际会议工作，贯彻教育部《关于在华举办国际会议的管理办法的实施细则》，特制定本办法，请各单位遵照执行。
一 、管理原则
(一) 在华举办国际会议应当符合我国的根本利益和国情，符合我国外交全局和对外工作的实际需要。坚持以我为主，为我所用，目的明确。
(二) 对有利于促进我校学术研究和教学改革、提高我校国际声望的学术性国际会议可积极举办。
(三) 涉及敏感及不明事宜，应及时与学校国际处联络，不得随意对外表态。
(四) 受外国驻华使领馆、在华代表机构和境外团体、机构、非政府组织单独在华举办国际会议邀请与会的，要严格履行与会报批手续，在获得批准后方可与会，并应及时了解报告情况。
二 、严格执行审批制度
(一) 凡在我国境内(不含港澳台地区)申办、举办(含主办、承办、协办,以下统称举办)的国际会议，及与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等均须报批。
(二) 原则上不邀请外国政要、前政要及外国驻华使领馆人员、外国议会或政党领袖、宗教界人士、国际组织人士参加在华举办的国际会议。确需邀请上述人员与会的，不论会议规模大小，必须履行报批手续。
(三) 邀请境外媒体、记者与会活动的，必须履行报批手续。
(四) 与港澳地区机构在境内或境外合作举办国际会议应按照教育部港澳台办公室有关文件精神办理申报审批手续。
(五) 报批获得批准前不得向外发布消息，不得开始会议组织工作。
三 、国际会议的申报审批
(一) 归口管理
1. 我校主办、对外申办、承办和合办国际会议由国际合作交流处归口管理。上报文件由国际合作交流处审拟，经学校领导签字后加盖学校公章，向教育部国际合作与交流司报批。
2. 教育部审批同意举办的国际会议将由教育部出具批件，由校国际合作交流处通报有关具体承办部门开始会议筹办工作，并按照批件要求指导和监督会议的筹办和举行，发现问题及时处理，发现严重问题及时上报教育部。具体办会单位应遵照教育部批示和国际合作交流处的指导意见切实做好组织工作。
(二) 报批要求
1. 各单位申报举办国际会议，应当报请科研处审核会议的主题是否符合我校学术进步、教育改革的要求，国际处根据科研处出具的书面意见，依据教育部的相关规定，进行申报工作。
2. 国际会议实行预报制度。拟举办“重大国际会议”（涉及范围请咨询国际处）的单位，请填写《对外经济贸易大学20__年度拟申办及在华举办（含承办、合办等）重大国际会议计划表》，于对外承诺或宣布开会的前一年的9月初送交国际处；
3. 拟举办“一般性国际会议”的单位，请填写《对外经济贸易大学拟申办及在华举办（含承办、合办等）一般国际会议计划表》，上半年会议于对外承诺或宣布开会的前一年9月初，下半年会议于对外承诺或宣布开会的当年2月初将上述计划表送交国际处。
4. 国际处汇总后向教育部申报举办国际会议年度计划。
5. 教育部批准举办国际会议年度计划后，在召开国际会议时，必须一事一报。
6. 拟举办“重大国际会议”（涉及范围请咨询国际处）的单位，通过教育部初审后，请填写《对外经济贸易大学举办国际/双边/两岸会议申报模板》，于对外承诺或宣布开会前6个月报校内请示，经批准后由国际处拟文向教育部正式报批。
7. 拟举办“一般性国际会议”的单位，通过教育部初审后，请填写《对外经济贸易大学举办国际/双边/两岸会议申报模板》，于对外承诺或宣布开会前5个月报校内请示，经批准后由国际处拟文向教育部正式报批。
8. 各单位的书面请示中应当包括：
(1) 申办、举办国际会议的意义和必要性；
(2) 国际会议的主办单位、合办单位以及协办单位名称（国外单位应注明中外文全称），如主办单位为境外机构，需提供主办单位授权文件及相关背景材料（名称须中英文，内容包括该国际组织的章程、组织机构、政治背景、对华态度、历次活动及成员有无“一中一台”或“两个中国”）；
(3) 国际会议议题、主要内容、议程；
(4) 国际会议举办时间、地点；
(5) 与会人员总数、外宾人数、主要外宾名单（名单应当包括姓名、国籍、工作单位、职务、出席身份等内容）；
(6) 会议的经费来源，提供经费的机构介绍和相关证明文件；
(7) 如邀请党和国家领导人、北京市领导以及外国政要或前政要出席会议，需另行报批；
(8) 如有涉台或其它敏感问题，需提供工作预案；
(9) 安全应急方案；
(10) 其他背景材料。
(三) 邀请校领导出席国际会议或相关活动的原则要求
1. 对我校举办的国际会议，可根据会议的主题、会议的层次、校领导的主管范围等适当邀请校领导出席国际会议或相关活动。
2. 邀请校领导出席国际会议或相关活动应经国际合作交流处上报校领导，不得通过其他渠道直接邀请。
3. 原则上一个会议不宜邀请两个以上（含两个）的校领导出席同一会议或同一会议的不同活动。如需邀请两个以上的校领导出席，应个案请示。
4. 邀请校领导出席国际会议有关活动的请示，应写明出席的意义、具体活动、时间、地点。如需新闻报道，应按规定明确报道方式。请示附件应包括举办国际会议的批件、有关谈话参考要点及新闻报道稿、背景材料等。
四 、举办国际会议的相关要求
(一) 经批准同意对外申办和举办的国际会议，有关部门和个人不得做出超出授权范围的会议安排或承担额外的义务。
(二) 严格控制会期、会议规模和会议规格。不得为提高会议规格使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”、“高层会议”、“首届”等称谓；从严限制国际会议形成规定年会或例会的机制，已经形成固定机制的，我校将重新进行评估，并进行调整；严禁建立国际会议的常设“秘书处”等机构。
(三) 原则上不邀请党和国家领导人出席。由国务院审批的国际会议如确有必要邀请，须经国际合作交流处上报教育部，经教育部和有关领导办公室沟通，取得同意后严格按规定逐级请示，不得通过其它渠道直接邀请。
(四) 原则上不邀请教育部作为国际会议的支持或协办单位。原则上不邀请教育部领导出席国际会议或相关的礼仪活动。确需邀请教育部领导出席的，须经国际合作交流处上报教育部，不得通过其他渠道直接邀请。
(五) 邀请国外学者与会要履行申报审批手续，不得以任何理由将邀请权交给外方，不得邀请有敏感背景或背景可疑的国（境）外人士与会。邀请国外学者与会应通过国际合作交流处上报北京市外事办公室，为其办理访问签证。与会人员不得持旅游签证入境参会。
(六) 邀请境外媒体、记者应通过宣传部进行。由国外主办单位或合办单位出面邀请的，具体办会单位须将对拟邀请单位和人员报宣传部审核，经宣传部书面同意才能邀请。国际会议的新闻稿须经宣传部审核批准后方可对外发放。
(七) 举办国际会议要注意避免与国家举办的重大国际性活动冲突。
(八) 坚持厉行节约，讲求实效。
1. 合理编制会议预算，从严控制经费支出。
2. 原则上经费自筹，以会养会。
3. 禁止以营利为目的举办国际会议，禁止利用国际会议公费旅游、铺张浪费、赠送高档礼品等。
4. 会议总结中要对会议的支出做出决算。超过预算的部分要做出特别说明。
(九) 经批准举办的国际会议，承办会议单位要在会议结束后20天内及时撰写会议总结，报送国际合作交流处审核修订后上报教育部。
五 、违反本办法的处理
(一) 对违反本办法，未获得批准擅自办会的，擅自邀请敏感人士与会或在资格审核中未尽到背景调查责任的，追究具体办会部门领导和当事人的责任，并暂停该部门办会申报权一年。待其采取切实整改措施，通过相关部门审核后，由国际合作交流处出具书面通知取消其停止办会的处分。
(二) 对违反外事纪律、未尽到保密责任的单位和个人，根据其问题的性质和造成影响和损失的程度，由外事、人事和纪检监察等部门做出相应处理。
(三) 对违反本办法，做出超授权范围安排，超过预算规定，奢侈浪费，造成经济损失的，追究具体办会部门领导和当事人的责任，由纪检监察、财务审计部门做出相应处理。
本办法自下发之日起施行。此前下发的相关规定同时废止。未尽事宜，遵照教育部相关规定和我校科研处的相关规定执行。
国际合作交流处
